Een collega die net iets te lang blijft kletsen. Iemand die jarig is en trakteert. Of je baas die net met een klusje tussendoor komt dat prioriteit nodig heeft. Herkenbaar? Dit soort momenten zorgen ervoor dat je je focus kwijtraakt. Hierdoor kun je niet zo productief werken als je graag zou willen. Gelukkig zijn er manieren om ondanks deze zaken productief te werken.

Een noot vooraf: uit wetenschappelijke onderzoeken volgt dat je nooit uren achter elkaar even scherp kan zijn. Na een uur flink je hersens kraken of simpelweg hyper gefocust bezig zijn, heb je een kwartier tot twintig minuten pauze nodig om weer diezelfde concentratie te kunnen opbrengen. Is dat erg? Nee hoor. Het is vooral een kwestie van slim plannen en structureren.

Maak een taakverdeling

Start de werkdag met noteren wat je die dag voor taken hebt liggen. Hak die vervolgens in blokken van een uur. Passen er meerdere taken in één uur? Prima natuurlijk! En heb je voor één taak twee of meer blokken nodig, dan is dat uiteraard ook geen enkel probleem.

Deel je dag in

Aan de hand van de door jou samengestelde blokken maak je een dagplanning. Daarbij houd je dus in ieder geval rekening met één uur werken om daarna (minimaal) een kwartier rust te nemen. Ook handig voor wc-bezoekjes en een loopje naar de koffieautomaat. Zorg er ook voor dat je ruimte openlaat voor onverwachte zaken of spoedklussen. Zeker als je weet dat dit tijdens jouw werkdag vaak voorkomt.

Sluit de dag af met een plan

Je denkt misschien: een plan maken; dat heb ik aan het begin van de dag toch al gedaan? Dat klopt. Tegelijkertijd is het goed om al in beeld te brengen wat je de volgende werkdag gaat doen. Maak een grove schets, zodat je deze planning de dag erna kan overnemen. Is er toch iets tussengekomen, dan kost het je relatief weinig tijd om aanpassingen te doen.

Bovendien blijkt het makkelijker om ’s avonds je werk los te laten, als je al bent voorbereid op de komende werkdag. Je schrijft je taken letterlijk van je af, zodat je daar in de avond niet over hoeft te malen. Schiet je ineens toch iets te binnen wat je over het hoofd hebt gezien? Stuur dan een mailtje naar jezelf. Zodra je ’s ochtends je mailbox opent, weet je dan gelijk wat er nog aan je dagplanning moet worden veranderd.

Prioriteiten stellen

Houd in je planning rekening met wat het meeste haast heeft. Je concentratie op een bepaalde taak kan ver te zoeken zijn als je weet dat een andere klus eigenlijk eerst af moet, zeker als een ander daarop wacht. Ook kan het prettig zijn om eerst een groot aantal kleinere taken (bijvoorbeeld twaalf van vijf minuten) af te werken, zodat je to-dolijst binnen no-time slinkt. Dat motiveert om ook de rest van je taken af te maken.

Wees een beetje streng naar jezelf om je focus te behouden

Een appje dat binnenkomt, een collega die je vraagt om samen thee te drinken, het checken van de laatste nieuwsberichten: stuk voor stuk zijn het verleidingen die je zo uit je focus halen. Wees een beetje streng naar jezelf toe en parkeer deze leuke onderbrekingen voor het moment dat je je pauze hebt ingepland.

Je kan het jezelf makkelijker maken door je collega’s te informeren over je werkwijze, je telefoon tijdens de focus-uren op vliegtuigmodus te zetten en jezelf te ‘belonen’ door in de pauze alle dingen te doen die gedurende het uur niet goed zijn voor je productiviteit.

Zoek een inspirerende werkomgeving

Hoor je de hele dag collega’s bellen, is het ijskoud of juist te warm op je werkplek of zit je niet lekker? Een prettige werkomgeving is de basis van een productieve werkdag. Zorg dus dat je je op je gemak voelt en niet al bij voorbaat weet dat je concentreren een uitdaging wordt.

Productief werken bij Hofclub

Ben je op zoek naar zo’n werkomgeving waar je gegarandeerd rust in je hoofd krijgt en productief kan werken? Hofclub heeft vestigingen in Utrecht en Woerden. Daar huur je diverse kantoorruimtes, vergaderzalen en flexwerkplekken en is het krijgen van de beste focus om efficiënt te werken altijd binnen handbereik. Daarnaast is er op beide locaties de mogelijkheid om catering – in de vorm van een lunch, diner of borrel – te boeken voor, tijdens of na het vergaderen.