Vergaderen wordt vaak gezien als noodzakelijk. Soms wel, maar lang niet altijd gebeurt vergaderen op een effectieve manier. Dat kan anders. In plaats van ongemakkelijke praatjes aan het begin, kun je de vergadering leuk starten. Wist je dat dit een groot verschil kan maken? Een vergadering op een leuke en positieve manier ingaan, leidt tot beter luisteren en meer opbouwende discussies.
Hoe je een vergadering leuk en inspirerend kunt starten? Je leest het in dit blog.
Tip 1: Breek het ijs
Breek het ijs en kies een leuke invalshoek om de vergadering te starten. En nee, dan hebben we het niet over het doorgaans oppervlakkige rondje waarin alle deelnemers kort vertellen hoe het gaat. Kies een invalshoek waarmee je het ijs kunt breken. Laat iedereen bijvoorbeeld een grappig feitje over zichzelf delen, of schrijf op wat een ieders meest bijzondere ervaring met vergaderen was. Verzamel de briefjes, lees ze voor en laat anderen raden wie deze ervaring heeft beleefd. Op deze manier leer je je vergadergenoten beter kennen en zorg je op een luchtige manier direct voor interactie. Wat weer een positieve invloed heeft op de verdere interactie gedurende de vergadering.
Tip 2: Doorbreek routines
Mensen zijn gewoontedieren en dat uit zich ook bij het houden van vergaderingen. Start je altijd met het doornemen van de agenda om die vervolgens puntsgewijs af te lopen? Om iedereen scherp, productief en goedgemutst te houden, zijn er relatief eenvoudige manieren om de sleur te doorbreken. Dat begint bij het inbrengen van een onverwacht element.
Kies eens voor een vergadering in de buitenlucht. Loop door een nabijgelegen bos, struin door een park of waai uit op het strand. Of wat te denken van rek- en strekoefeningen, een korte meditatiesessie of een verfrissend drankje in bijvoorbeeld ons gezellig lounge- of werkcafé? Doe het net even anders en je zult zien dat de creativiteit als vanzelf stijgt.
Tip 3: Breng humor in de vergadering
Om een vergadering leuk te starten, is humor een uitstekend middel. Lachen werkt ontspannend en dat werkt door als het om serieuze zaken gaat. Breng bijvoorbeeld zelfspot in je grap: dat doet het vaak goed. Mensen voelen zich daardoor bovendien meer op hun gemak en daardoor vrijer om zaken te delen met, in dit geval, hun vergadergenoten.
Tip 4: Ga puzzelen
Door met elkaar een puzzel of bouwwerk te maken bij de start van een vergadering, begin je gelijk met een succes. En dat voelt goed, ook al is er feitelijk nog niets afgekaart. Wil je de focus bij iedereen behouden na deze gezamenlijke inspanning? Geef iedereen een stressballetje om mee te spelen. Met iets bezig zijn waar je niet bij hoeft na te denken, blijkt te leiden tot minder stress en meer focus bij de serieuze onderwerpen.
Let op dat je dit onderdeel niet te lang maakt. Iedereen investeert tijd in de vergadering. Zorg daarom dat je dit onderdeel niet langer dan 15 minuten laat duren.
Tip 5: Deel elkaars successen
Je successen delen wordt in Nederland nog wel eens gezien als arrogantie. Toch kan het bijzonder effectief zijn om een vergadering met successen benoemen te beginnen. En doe je het niet zelf, dan kan je je teamleden of vergadergenoten in het zonnetje zetten, bijvoorbeeld door te delen wat iemand in de afgelopen periode (zoals een maand of een week) goed gedaan heeft. Die vleierij leidt ertoe dat degene die het betreft zich beter voelt en zelfs uitziet naar een volgend moment van vergaderen.
Daarnaast werkt die positieve invalshoek door in de rest van de organisatie. De kans is groot dat er met meer complimentjes wordt gestrooid als die toon tijdens een vergadering is gezet. Dat is iets waar uiteindelijk iedereen gelukkiger van wordt, mits ze gemeend zijn natuurlijk. Maak een compliment concreet door aan te duiden waar en hoe de vergadergenoot zich van zijn/haar beste kant heeft laten zien.
Tip 6: Zorg voor een uitdaging
Een uitdaging inbrengen, maakt mensen alerter en productiever. Dat kan een klein raadsel zijn of een probleem waar iemand mee zit. Dit nodigt uit tot nadenken, scherp willen zijn en interactie. En dat zijn aspecten die voor een effectieve vergadering uiteindelijk onmisbaar zijn.
Tip 7: Inspireer
Last but not least: ook met een inspirerende tekst zet je gauw de juiste toon en breng je de aanwezigen in een positieve, productieve setting. Denk aan een passage uit een TED-talk of een boek dat jou heeft geraakt en net even anders is dan anders. Zo stimuleer je de deelnemers om anders te denken. En dat maakt dat iedereen aandachtiger luistert, creatiever zijn en er simpelweg meer zin in hebben.
Organiseer je vergadering bij Hofclub Werken & Vergaderen
Met deze 7 tips is een vergadering leuk starten zo gedaan. Ben je daarnaast op zoek naar een inspirerende vergaderruimte? Hofclub Werken & Vergaderen heeft een vergaderlocatie in Utrecht en een vergaderlocatie in Woerden. Hier huur je diverse kantoorruimtes, vergaderzalen en flexwerkplekken. Onze huurders bestaan uit iedereen die hier behoefte aan heeft, zoals ondernemers, bedrijven en overheidsinstanties.
Daarnaast is er op beide vergaderlocaties de mogelijkheid om catering voor, tijdens of na de vergadering in de vorm van een lunch, diner of borrel te boeken. Benieuwd naar de mogelijkheden? Wij komen graag vrijblijvend in contact.