Vergaderen is vaak een bron van ergernis en verveling. Denk aan: onbelangrijke onderwerpen die veel te lang worden behandeld, eindeloos gekissebis en het uitblijven van beslissingen. Maar dat kan anders! We zetten tien tips voor je op een rij waarmee je vergadering effectief verloopt en leuker wordt.

Tip 1: Plan alleen een vergadering in als die van meerwaarde is

Bedenk voordat je een vergadering inplant of dit de juiste manier is om iets te bespreken. Vaak plannen we vergaderingen uit routine in, terwijl er ook eenvoudigere manieren zijn om iets te bespreken. Een mailtje of een kort (telefoon)gesprek kunnen bijvoorbeeld al voldoende zijn. Voorkom onnodige vergaderingen en bespaar hiermee tijd.

Tip 2: Kies het juiste moment

Zorg ervoor dat je een zo geschikt mogelijk moment kiest om te vergaderen. Vermijd piekweken waarin deelnemers eigenlijk andere prioriteiten hebben. Zo voorkom je een gestreste sfeer, last minute afzeggingen of deelnemers die met hun gedachten ergens anders zijn. Zorg er daarnaast voor dat je het juiste tijdstip kiest. Vergaderingen in de ochtend zijn vaak het meest productief.

Tip 3: Zorg voor een goede voorbereiding

Zorg ervoor dat de aanwezigen op tijd een agenda krijgen. Is de vergadering begonnen? Dan staat de agenda vast. Wees hier duidelijk over, zodat er geen frustraties ontstaan als iemand toch nog een puntje wil toevoegen. Zet de agendapunten daarnaast in volgorde van prioriteit. Zo komen de belangrijkste onderwerpen in ieder geval aan bod. Bovendien zijn de aanwezigen dan nog het meest fris.

Tip 4: Kies een voorzitter

De voorzitter heeft een erg belangrijke rol. Een goede voorzitter zorgt voor verbinding tussen en de juiste houding bij de aanwezigen. Daarnaast zorgt de voorzitter ervoor dat een vergadering voorspoedig en eerlijk verloopt door:

1. De tijd bij te houden en in te grijpen wanneer nodig;
2. Ervoor te zorgen dat iedereen aan bod komt;
3. In te grijpen als discussies uit de hand dreigen te lopen.

Om de vergadering zo effectief als mogelijk te laten verlopen dient een voorzitter niet meer dan 10% van de tijd aan het woord te zijn.

Tip 5: Start en eindig op tijd

Bepaal vooraf niet alleen hoe laat een vergadering begint, maar ook hoelang elk onderdeel duurt en hoe laat de vergadering is afgelopen. Wees hier streng op. Begin op tijd, ook al is nog niet iedereen aanwezig. Laatkomers hoef je niet te belonen door op ze te wachten. En uitlopen? Ook niet doen. Schuif onderwerpen door naar een ander vergadermoment of bespreek ze in een andere setting.

Tip 6: Houd het kort

Een ellenlange vergadering is niet alleen saai, maar bovendien verre van effectief. De meest efficiënte vergaderingen duren maximaal een half uur. Heb je meer te bespreken? Zorg dan dat de vergadering niet langer dan anderhalf uur duurt of plan halverwege een pauze van vijftien minuten in.

Tip 7: Selecteer alleen relevante deelnemers

Als deelnemer wil je dat een vergadering voor jou relevant is. Zorg dat alleen deelnemers aanwezig zijn die daadwerkelijk te maken hebben met het onderwerp en voor wie het onderwerp relevant is. Daarnaast hoeven niet alle deelnemers tot het einde van de vergadering aanwezig te zijn. Zijn bepaalde onderwerpen afgerond? Laat deelnemers eerder gaan als ze dat willen.

Tip 8: Maak een actielijst

Bij iedere vergadering is er iemand die notuleert. Een notulist zorgt er niet alleen voor dat wat wordt besproken goed op papier komt, maar stelt ook een besluiten- en actielijst op. Een lang verslag is daardoor niet eens nodig. Zet op de lijst wie wat en wanneer doet en deel die zo snel mogelijk na de vergadering rond. Dan zitten de actiepunten nog vers in het geheugen en kunnen die gelijk worden doorgepakt.

Tip 9: Vergader op een externe locatie

Heb je een langere vergadering? Zoek dan een externe locatie op. Denk bijvoorbeeld aan een vergaderlocatie in Utrecht: centraal gelegen en zowel met het openbaar vervoer als de auto uitstekend bereikbaar. Niet alleen zijn de deelnemers door een externe locatie uit de dagelijkse sleur, maar hoef je je ook niet te focussen op randzaken als water, pennen en het neerzetten van stoelen in de gewenste opstelling. Dit komt ten goede van de effectiviteit van de vergadering.

Tip 10: Sluit de vergadering goed af

Eindig een vergadering met een checkronde. Weet iedere deelnemer wat hem of haar te doen staat? Gezichtsuitdrukkingen spreken vaak boekdelen. Sluit af met een succesmomentje, zodat de aanwezigen met een goed gevoel de deur uitstappen. Mooie woorden, een lekkere lunch of een verrassing; laat het iets luchtigs en vrolijks zijn.

Vergaderen bij Hofclub

Wil je op een externe locatie vergaderen? Hofclub Werken en Vergaderen heeft vergaderlocaties in Utrecht en Woerden, met zalen geschikt tot 120 personen. Ideaal om deze tips direct uit te proberen. Bovendien bieden we allerlei handige faciliteiten aan, zoals snelle wifi, catering en uitgebreide printmogelijkheden. En parkeren? Dat doe je gewoon gratis bij ons. Kijk voor meer informatie op onze contactpagina of vraag direct een offerte aan.