Waar vergader jij? Het lijkt logisch om op kantoor te vergaderen, maar wist je dat er veel goede redenen zijn voor vergaderen op een andere locatie? In dit artikel geven we je acht redenen om een vergaderlocatie te huren.
1) Verandering van omgeving geeft inspiratie voor tijdens het vergaderen
De vergaderruimtes op het werk zijn bekend terrein. Je weet precies hoe ze eruitzien en wordt niet meer verrast. Vergaderen op een andere plek geeft je extra inspiratie en zorgt voor creativiteit. Jij en je teamleden breken los uit de sleur van kantoor. Zo komen jullie op nieuwe ideeën en kijken jullie anders tegen problemen aan.
2) Focus, aandacht en concentratie
Je organiseert een vergadering op kantoor. Vanuit de gang klinkt herrie, je telefoon gaat steeds af en je ziet collega’s langslopen waar je nog iets aan moest vragen. Weg met je concentratie. Hierdoor zijn vergaderingen op de werkplek vaak een stuk minder effectief. De deelnemers zitten met hun hoofd al bij wat ze daarna moeten doen en dit leidt tot een korte aandachtsspanne.
Op een externe vergaderlocatie heerst er rust. Hier heb je geen afleiding en is ruimte voor volledige aandacht. Geen telefonerende collega’s of ratelende toetsenborden. Dat zorgt voor extra aandacht, focus en concentratie. Hierdoor is jouw team productiever en wordt je vergadering een succes.
3) Alles wordt voor je geregeld
Je hoeft jezelf niet druk te maken over de voorbereiding. Alles wordt voor je geregeld. Op onze vergaderlocaties zijn alle faciliteiten beschikbaar: een beamer, whiteboard, goede wifi en gratis koffie. Ga je lang vergaderen? Dan huur je eenvoudig een vergaderlocatie met catering. Zo heb je ook de lunch, borrel of het diner direct geregeld.
Wij hebben veel ervaring in het organiseren van vergaderingen. Hier mag je op vertrouwen. Hoeveel mensen passen er comfortabel in een vergaderruimte? Welke faciliteiten heb je nodig? Geef je wensen aan en de vergaderlocatie zorgt dat alles voor je klaarstaat. Geen gedoe met het geluid, beeld of opstarten van computers. Voldoende pennen en papier voor iedere deelnemer. Zo begin je direct aan je succesvolle vergadering.
4) Kom los van je dagelijkse kantoortaken
Een vergadering wordt vaak gezien als een noodzakelijk kwaad. Je wilt eigenlijk verder werken aan dat rapport of die klantendeal. Hierdoor kom je tijdens een vergadering niet echt los van je dagelijkse kantoortaken. Zeker niet als je op je werkplek vergadert. Hierdoor verlopen vergaderingen vaak gehaast en bereik je weinig resultaat. Iedereen wil weer terug naar het échte werk.
Houd jouw bijeenkomst op een vergaderlocatie en laat de dagelijkse taken op kantoor. Zo zorg je ervoor dat er ontspanning is. Je gaat samen een nieuwe plek ontdekken. Vergaderen wordt leuker en er wordt tijd voor vrijgemaakt. Hierdoor bereik je echte resultaten en bespreek je plannen voor de toekomst.
5) Voldoende ruimte beschikbaar
Op je kantoor zijn er vaak maar een beperkt aantal vergaderruimtes beschikbaar. Je moet geluk hebben en op tijd zijn om de zaal voor een grote groep te reserveren. Bij vergaderlocaties is er altijd voldoende ruimtes beschikbaar. Deze zijn ruim ingericht, zodat iedereen voldoende ademruimte heeft. Daarnaast zijn vergaderlocaties erg geschikt voor vergaderingen met grotere groepen.
6) Geef urgentie aan je vergadering
Je huurt een vergaderlocatie, nodigt deelnemers uit en stuurt een agenda mee. Je medewerkers voelen het aan alles: ze móéten bij deze vergadering zijn. Een externe vergaderlocatie geeft aan dat je overleg belangrijk is. Dat zorgt voor minder afzeggingen en hogere betrokkenheid. Deelnemers bereiden zich goed voor, doen actief mee en zeggen minder snel af.
Dit werkt ook door op de dag zelf. De deelnemers reizen naar de vergaderlocatie, waardoor ze bewust naar het overleg toeleven. Dit is niet zomaar een vergadering tussen de bedrijven door, hier wordt tijd en aandacht voor vrijgemaakt.
7) Je hebt voldoende tijd om te vergaderen
Buiten kantoor vergaderen zorgt dat je de tijd hebt. Je huurt een vergaderlocatie voor een dag of dagdeel. Het gaat dus niet om een uurtje vergaderen, waarin alle agendapunten snel worden doorgenomen. Je neemt echt de tijd om alle punten en plannen door te spreken. Reserveer een dagdeel voor de vergadering en voorkom je dat deelnemers snel weg willen voor afspraken. Je bent samen op de vergaderlocatie en dat dwingt je om de tijd te nemen.
Vergaderingen duren vaak lang, maar de concentratie neemt af. Las daarom op tijd een pauze in voor koffie of thee. Haal even een frisse neus en ga met goede moed verder met je overleg.
8) Sluit je vergadering af met een gezellige borrel
Ga je een vergaderruimte huren? Bespreek dan ook die gezellige borrel voor erna. Zo zorg je voor een stukje teambuilding. Je sluit de dag ontspannen en gezellig af. Dat is toch stukken beter dan je haasten om op kantoor nog een uurtje te werken?
Hofclub Werken & Vergaderen kan deze borrel en de catering verzorgen.
Op zoek naar een vergaderlocatie in de omgeving Utrecht?
Hofclub heeft professionele vergaderlocaties in Woerden en Utrecht. Hier maken we vergaderen makkelijk en effectief. Je geniet van al onze moderne faciliteiten en heerlijk eten. Huur jij binnenkort een vergaderlocatie met catering voor jouw bedrijf? Neem contact met ons op voor alle mogelijkheden.