Rennen van de ene vergadering naar de andere, altijd het gevoel van tijd tekort hebben en worstelen met het vinden van de juiste balans tussen werk en privé. Herkenbare punten?

Veel ondernemers hebben last van een overvolle agenda. Effectief agendabeheer kan je helpen om hier meer rust in te vinden. Maar hoe voorkom je een overvolle agenda?

Wat is agendabeheer?

Een overvolle agenda kan voorkomen worden door agendabeheer. Maar wat is agendabeheer? Agendabeheer draait om het bijhouden van je agenda. Eén agenda welteverstaan. Daarin noteer je afspraken en deadlines, maar ook pauzes, andere momenten van ontspanning en afspraken met jezelf. Dat doe je bijvoorbeeld in blokken van een kwartier, dertig minuten, een uur en/of uren. Zo creëer je overzicht voor jezelf, houd je speelruimte over en zorg je voor balans. Een agenda kan digitaal zijn, bijvoorbeeld via Outlook of Google Agenda, of ‘ouderwets’ van papier. Hoe uitgebreid je je agenda beheert, bepaal je zelf. Als het maar werkt voor jou.

Wil je uitvinden hoe je je agenda het meest effectief beheert? Met deze vijf gouden tips helpen we je een handje op weg. Zo kickstart jij jouw 2023 met meer rust en een opgeruimd hoofd.

Tip 1: Start met het vullen van grote blokken van ontspanning

Als je niet oplet, zijn je dagen zo gevuld. Werkafspraken, deadlines, vergaderingen, huishoudelijke klusjes en activiteiten van de kinderen. Zonde, want momenten van ontspanning zijn cruciaal om scherp en effectief te zijn tijdens werk. De eerste tip is daarom om momenten van ontspanning op te nemen in je agenda. Plan bijvoorbeeld een massage of training in de sportschool als eerste in. De rest van de tijd in je planning vul je in met andere (werk)afspraken en ‘moetjes’.

Tip 2: Schrijf herhalende afspraken op

Heb je maandelijks, wekelijks of dagelijks terugkerende afspraken of andere verplichtingen? Bijvoorbeeld vergaderingen, het indienen van declaraties of het aanleveren van een nieuwsbericht. Schrijf herhalende afspraken op. Reken ook mee hoeveel tijd je aan iedere taak kwijt bent en plan die in. Het liefst doe je dat door te meten hoeveel minuten je voor die activiteit nodig hebt, inclusief onderbrekingen voor het zetten van een kop koffie. Als het op tijd aankomt, is het maken van een schatting namelijk ‘gevaarlijk’.

Tip 3: Groepeer het behandelen van e-mails

Staat je mailbox altijd open? Als je een mail ziet binnenkomen, is het maar wat verleidelijk om hier direct wat mee te doen. Stiekem kost dit je veel tijd en bovendien leidt het af van de taak waar je mee bezig bent. Wist je dat het zo’n twaalf minuten duurt voordat je je focus helemaal terug hebt? Daarom is het verstandig om het lezen en antwoorden op e-mails te groeperen. Kijk bij voorkeur twee keer per dag in je mailbox, op vaste momenten, en schakel alle notificaties van nieuwe berichten uit.

Tip 4: Stel je prioriteiten vast

‘Wil je nog even hiernaar kijken?’ ‘Ik heb nu je advies nodig; wil je even meedenken?’ Als je de hele dag bezig bent met het helpen van anderen, vliegt de dag zo voorbij zonder dat je aan je eigen kerntaken toekomt. En uiteindelijk zit jij met de gebakken peren; en een flinke portie stress. Voorkom dit door in het laatste kwartier van je werkdag door je to do’s heen te lopen, deze aan te vullen en te prioriteren. Wat bovenaan staat, pak je de volgende dag als eerste op. Bereid je alvast voor op die taak door alle benodigde informatie en documenten klaar te leggen, zodat je de dag erna direct kan beginnen.

Komen anderen gedurende dag met ‘spoedklusjes’ en vragen langs? Check dan eerst in hoeverre iets echt dringend is. Pak je eigen agenda erbij en vraag of het past om op het verzoek terug te komen op een moment dat het jou past in plaats van andersom. Zo behoud je de regie over je eigen agenda en stel je de juiste prioriteiten.

Tip 5: Zorg voor ademruimte

Het is maar wat verleidelijk om je agenda zo vol mogelijk te proppen. Het lijkt efficiënt om ieder gaatje te vullen en te benutten, maar uiteindelijk werk je jezelf hiermee in de nesten. Er kunnen namelijk altijd onverwachte zaken gebeuren, zoals uitloop van een vergadering, die ene spoedklus die je niet kan laten schieten of simpelweg een offday waardoor je niet zo snel werkt als anders. Plan daarom ook extra tijd in, zodat je eventuele tegenvallers opvangt zonder in de knel te komen met de rest van je planning.

Met welke tip start jij in 2023?